Не видно, кто кому должен

Что это за система

Дебиторка в одной колонке — это не долг компании. Долг у собственника с четырёх сторон сразу. Клиенты должны вам. Вы должны поставщикам. Своим не доплатили за период. На руках подотчёт, и отчёт по нему третьего месяца не сдан. Плюс срок: дата, которую вы сами поставили, уже прошла или ещё нет.

Файл не банк и не «общая дебиторка». Оплату он сам не ставит. Пустую сумму нулём в итог не записывает: не вписали — этой строки в долге нет. Банковскую выписку он не читает. Он показывает то, что вы готовы назвать долгом, и не даёт спрятать просрочку в «как-нибудь на неделе».

Утром вопрос не «кто нам должен по ощущению», а четыре списка и какие строки уже за сроком.

Кому

Собственнику, который узнаёт о дыре в тот день, когда уже нечем платить поставщику или своим. Бухгалтерия сдаёт дебиторку раз в квартал. Поставщик звонит сегодня. Это решение для того дня, а не для баланса.

Что вписывать

• Кто должен вам, номер счёта, сумма, срок оплаты, сколько уже оплачено. Пустая сумма в долг не встаёт.
• Кому должны вы поставщикам. Это не зеркало первой колонки.
• Кому из своих должны за период и сколько осталось доплатить. Это не счёт поставщика.
• Сколько выдали на руки и закрыт ли подотчёт номером отчёта. Без номера подотчёт не закрывается.
• Дату начала и дату конца. Срок «примерно» файл не принимает.

Что вы получаете

Утром все четыре стороны на одном столе, а не только список клиентов, которые «ещё заплатят». Просрочка названа по строке: сколько и по скольким строкам. Строка без суммы в итог не попадает и не притворяется нулём.

Выгода

Дыру видно до того, как она стала кассовым разрывом. Можно решить, кого просить сегодня, кому из поставщиков нельзя обещать завтра, и чей подотчёт уже не «мелочь в сейфе», а ваши деньги без документа.

От каких рисков закрывает

• Клиенты должны, поставщик уже звонит, а в голове это две разные истории.
• Зарплатный хвост, который не считают долгом, потому что «это не поставщик».
• Подотчёт без отчёта месяцами.
• Пустая ячейка, которую таблица молча считает нулём, и долг выглядит меньше.
• Срок, который «ещё не вышел», хотя дата уже прошла.

Чего решение не делает

Не ставит оплату из банка, не шлёт претензии и не считает пени. Оно не платит за вас. Оно не даёт не видеть сторону долга, которую вы уже знаете, но держите в другой таблице.